IA & Assistanat de direction : gagner du temps sur l'administratif et fiabiliser ses écrits
Repartir avec ses modèles de courriers, un compte rendu de réunion produit en séance et un tableau de suivi fiabilisé, utilisables dès le lendemain.
Le poste absorbe tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : boîte mail saturée, comptes rendus rédigés le soir, courriers à reprendre, tableaux de suivi à tenir à jour, dossiers à préparer pour la direction dans l'heure. L'IA générative fait gagner du temps là où il se perd : trier et répondre, rédiger un premier jet, synthétiser une réunion, mettre en forme un tableau. Elle ne connaît ni les personnes, ni le contexte, ni le niveau de confidentialité : la relecture et la décision restent au professionnel.
Ce que vous saurez faire
- Comprendre les usages et les limites de l'IA générative dans un poste d'assistanat
- Rédiger courriers, notes et invitations professionnels à partir de consignes courtes
- Traiter sa boîte mail : tri, priorisation, réponses types et relances
- Produire des comptes rendus de réunion structurés et directement exploitables
- Construire et fiabiliser des tableaux de suivi et des synthèses pour la direction
- Poser un cadre d'usage : confidentialité, données personnelles, relecture systématique
Pourquoi cette formation
- Deux journées opérationnelles : chaque module produit un livrable réutilisable
- Vous repartez avec vos modèles de courriers, votre trame de compte rendu et vos prompts
- Cas d'usage tirés du poste : mail, courrier, réunion, agenda, déplacement, reporting
- Outils manipulés : ChatGPT, Copilot dans Word, Excel et Outlook, outils de transcription
- Un cadre de confidentialité tenu : ce qui ne se confie pas à une IA, et pourquoi
Le déroulé jour par jour
- 1Comprendre l'IA générative et l'installer dans son poste
- 2Rédiger et traiter sa correspondance
- 1Réunions et dossiers de direction
- 2Suivi administratif, organisation et cadre d'usage
Modules & timing
Comprendre l'IA générative et l'installer dans son poste
Situer les usages réellement utiles au poste, et les limites à ne pas franchir.
- Panorama des outils : ChatGPT, Copilot dans Word, Excel et Outlook
- Usages du poste : rédaction, synthèse, reformulation, mise en forme, traduction
- Vigilance : erreurs factuelles, confidentialité, données personnelles
- Exercice : diagnostic de ses tâches, ce qui se délègue et ce qui ne se délègue pas
Rédiger et traiter sa correspondance
Produire un écrit professionnel juste dès le premier jet, quel que soit le registre.
- Prompting appliqué à l'écrit : destinataire, intention, ton, longueur, contraintes
- Courriers, notes de service, invitations et messages délicats à reformuler
- Boîte mail : tri, priorisation, réponses types, relances et modèles réutilisables
- Exercice : trois écrits réels du poste, produits puis corrigés par le participant
Réunions et dossiers de direction
Transformer une réunion ou un dossier volumineux en document exploitable.
- Prise de notes assistée et transcription : ce qui est permis, ce qui ne l'est pas
- Compte rendu structuré : décisions, actions, responsables, échéances
- Synthèse d'un dossier volumineux pour préparer un point avec la direction
- Exercice : compte rendu complet d'une réunion réelle ou reconstituée
Suivi administratif, organisation et cadre d'usage
Fiabiliser le suivi et poser des règles d'usage claires pour tout le service.
- Excel et Sheets avec l'IA : formules, tableaux de suivi, extraction de données
- Déplacement ou événement : rétroplanning, checklists, relances des participants
- Cadre d'usage : données interdites, relecture systématique, mentions à l'écrit
- Exercice : tableau de suivi et charte d'usage du service
- •Pédagogie active : 80 % de pratique et 20 % d'apports, ateliers menés sur les écrits, réunions et tableaux réels des participants, travaux en binôme ou individuels, évaluation continue par exercices.
- •Supports numériques remis en fin de formation, replay vidéo si distanciel.
- •Pack Office Hours - en complément de la formation, un système d'accompagnement sur le long terme est disponible : packs d'heures supplémentaires pour accéder au formateur et webinaires exclusifs réservés aux clients d'IAptitudes.
Prise en charge en 3 étapes
- 1
On échange 15/30 minutes pour cadrer votre besoin (programme, dates, nombre de participants).
- 2
Nous vous envoyons un devis, la convention de formation et un déroulé pédagogique.
- 3
Vous transmettez ces documents à votre OPCO, qui peut prendre en charge tout ou partie du coût.
800 € HT par jour et par stagiaire en INTER · INTRA sur devis. IAptitudes est un organisme de formation qui bénéficie d'un portage Qualiopi : cette formation est donc éligible aux financements OPCO.
Certifié Qualiopi - éligible OPCOFormations complémentaires
Vos questions
À qui s'adresse la formation IA & Assistanat de direction ?+
Cette formation s'adresse aux secrétaires et assistantes de direction, assistantes administratives, responsables et coordinatrices administratives, office managers, dans tous secteurs, en entreprise comme en collectivité ou en association.
Faut-il des connaissances techniques en IA ?+
Non, aucun prérequis technique en IA n'est nécessaire. Une pratique courante du traitement de texte, du tableur et de la messagerie suffit. Aucun compte IA payant n'est requis.
Quels livrables produit-on pendant la formation ?+
Des modèles de courriers, une trame de compte rendu de réunion, un tableau de suivi fiabilisé et une charte d'usage du service, tous produits et testés en séance sur des cas réels.
Combien coûte la formation IA & Assistanat de direction ?+
Le tarif est de 800 € HT par jour et par stagiaire en formule INTER, soit 1 600 € HT pour les deux jours. En INTRA, un devis est établi selon le nombre de participants et vos objectifs.
Cette formation est-elle finançable par un OPCO ?+
Oui. IAptitudes est un organisme de formation certifié Qualiopi, ce qui rend cette formation éligible à une prise en charge par votre OPCO.
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